Facturas en Excel

Ventajas

La principal ventaja de Excel es su objetivo central: realizar cálculos.

¿Por qué esto representa una ventaja? Pues mira, piensa en las siguientes tareas que probablemente necesites realizar en tu empresa o negocio:

Ingreso de facturas (se calcula el subtotal, el IVA, los descuentos, etc.)

Control de inventarios (se calculan los saldos de existencias, entradas y salidas)

Control de nómina (se calculan los sueldos, aportes al Seguro Social y descuentos)

Llevar la Contabilidad de la empresa. Este, definitivamente, es el uso más común que se le da a Excel.

Como ves, en la gran mayoría de tareas que necesites automatizar o controlar en tu negocio, se necesita realizar cálculos de algún tipo. ¡Y en eso Excel se presta de lo lindo!

Otras ventajas que puedes encontrar en Excel son las siguientes:

Económico: Tu equipo ya tiene Office instalado, casi es seguro.

Versátil: Su flexibilidad le permite adaptarse a casi cualquier escenario que pueda presentarse en tu empresa.

Intuitivo: El usuario se siente más cómodo trabajando con una interfaz que ya conoce.

Potente: La capacidad de utilizar código de programación (VBA) hace que la potencia que ya posee Excel,  crezca exponencialmente.

Puedes generar reportes: Con la misma herramienta y sin tener conocimientos muy avanzados, puedes generar tu propia plantilla de reportes para observar la situación de tu empresa en un gráfico resumen.

Desventajas

Las desventajas de Excel, dependen mucho de para qué lo quieras utilizar; pero yo te mencionaría como principal desventaja la escalabilidad.

Cuando hablo de escalabilidad, me refiero a la capacidad de Excel para crecer y adaptarse como para  manejar más de un millón de registros (o líneas para estar más claros)

Realmente, pocas empresas (pequeñas o medianas) necesitan más que esto.

Con el tiempo, obviamente van a llegar a esta cifra; pero ¿realmente necesitas manejar toda esta información a la vez? Bien podrías archivar la información de cada año en un archivo aparte.

Entre otras posibles desventajas, te puedo indicar las siguientes:

Recuerda que es un programa de pago: Seguramente ya lo tienes comprado e instalado; pero es bueno recordarlo.

Si tienes decenas de miles de registros y además usas fórmulas, Excel probablemente se pondrá lento. Debes diseñar tu hoja de cálculo pensando en estas limitaciones y optimizarlo para evitar en lo posible este inconveniente.

Como todos los programas que encuentras en Windows, es propenso a cerrarse por errores inesperados y perder información. Desarrolla una política de respaldos de seguridad para tener a salvo tu información.

Para usarlo en un nivel intermedio / avanzado la curva de aprendizaje sin un instructor puede ser alta. Tranquilo, para eso estoy aquí =)

¿ Por que Excel y por qué usarlo en mi negocio?

Ya que te he mostrado sus ventajas y desventajas, puedo decirte que Excel es una muy buena opción para tu negocio por ser una herramienta que ya está presente en tu realidad y en la de tus colaboradores.  La curva de aprendizaje disminuye mucho al ser una herramienta conocida por la mayoría.

Resulta más económico que comprar soluciones que han sido pensadas para grandes empresas y no se adaptan a las necesidades de tu negocio.

Puede ser tu ‘laboratorio en vivo’. Si utilizas una planilla diseñada en Excel durante un tiempo, puedes encontrar necesidades de tu negocio que de otra manera no hubieras visto (ni mucho menos el desarrollador que no conoce de las particularidades de tu negocio) y entonces tener las bases necesarias para mandar a desarrollar ese programa a medida que tu empresa necesita.

¿Hasta dónde puedo llegar con Excel?

Con Excel puedes llegar hasta donde tu imaginación lo haga. Realmente su versatilidad y potencia lo hacen una gran opción para tu negocio ya que puedes construir una mini-aplicación y adaptarla a tus necesidades con relativa facilidad.

¿Puedo lograrlo yo?

Con tu imaginación, Excel y mi ayuda podrás lograr casi cualquier cosa que te propongas (recuerda que ningún programa es todopoderoso)

Lo único que tienes que hacer es tener en mente lo que realmente necesitas. Debes tener objetivos claros y realistas; como buen empresario que eres, esa parte la tienes clara =)

Resumiendo

Excel es un gran programa que demuestra toda su potencia en el ámbito empresarial, que es a donde apunta. Su gran flexibilidad le permitirá adaptarse rápidamente a los cambios que se presenten en tus reglas de negocio y te evitarás llenarte de aplicaciones innecesarias, dejando los programas a medida para verdaderas tareas de misión crítica.

Si quieres arrancar con una aplicación que sea capaz de gestionar las transacciones realizadas en tu empresa o negocio y no represente una gran inversión de dinero, Excel es una alternativa que definitivamente debes tener en cuenta.

Existen muchos detractores de Excel que te dirán que no sirve para nada; pero tranquilo, Excel es perfectamente capaz de adaptarse a las necesidades de tu negocio, si recién estás empezando, o tu volumen de datos no es enorme, salvo contadas excepciones con necesidades muy específicas.

Recuerda:

Paciencia, enfoque y persistencia: los tres ingredientes para lograr tus objetivos en la vida.

Que es una Factura

factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar.

Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII [cita requerida] son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Formulas y Funciones de Excel

FÓRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Llegamos al punto de este curso en donde abordaremos el tema de las fórmulas y funciones. Estas son las propiedades de Excel más valoradas de todas. Nos permite realizar cálculos de manera rápida, simple y ordenada.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN Y UNA FÓRMULA?

Primero que todo, debo aclarar un par de términos que usaré en lo que resta este curso. Se trata de las funciones y las fórmulas.

Una función es un comando que tiene un nombre específico en Excel. Por ejemplo tenemos la función suma, que como su nombre lo dice, suma elementos de nuestra planilla. También tenemos la función promedio, contar, y otras más complejas.

Las fórmulas, por otro lado, son sentencias complejas que reúnen funciones u operadores matemáticos.

Los operadores matemáticos más utilizados son el signo más, el menos, la multiplicación y la división. Sus símbolos en Excel son: +, -, /,*, respectivamente

DEBES INICIAR CON EL SIGNO =

Toda fórmula y función en Excel debe iniciarse con un signo igual. De lo contrario Excel no la reconocería.

En este ejemplo mostrado en la imagen de abajo, voy a crear una fórmula que me permite sumar estas cantidades en la parte inferior de mi columna.

Puedes introducir fórmulas y funciones tanto en la barra de fórmulas como en una celda.

3 FORMAS DE INTRODUCIR LAS REFERENCIAS

Comienzo con el signo igual y luego identifico qué celdas voy a sumar. Tengo tres opciones: elegirlas con el puntero, escribirlas en mi teclado o seleccionarlas con las flechas.

Cuando seleccionas las celdas verás que se van mostrando de diferentes colores. Esto permite relacionarlas fácilmente con su referencia en coordenadas.

UN ERROR COMÚN

Uno de los errores más comunes es querer modificar una  fórmula utilizando las flechas.

Para poder hacer una corrección debes asegurarte que el modo de celda sea el correcto.  Se requiere que el modo de celda esté en “Modificar” Para eso, hay tres opciones. Puedo ir a la barra de fórmulas y hacer clic dentro de ella. O hacerlo en la misma celda. O pulsando la tecla F2.

Sólo cuando el modo esté en “Modificar” podrás utilizar las flechas para moverte hacia la referencias.

CÁLCULO AUTOMÁTICO

La gran fortaleza de Excel, y la razón por la que fue creado este programa, es la capacidad de poder cambiar los valores y que la fórmula automáticamente se actualice a este cambio. Si cambias una cantidad a la cual hay una fórmula asociada, el resultado va a modificarse también, de forma instantánea.

CÓMO RECONOCER UNA FÓRMULA DE UN DATO

A simple vista no es posible reconocer en una hoja qué celdas contienen fórmulas y cuales contienen datos. Todas muestran datos.

Para saber si una celda contiene un dato o una fórmula, selecciónala y revisar la barra de fórmulas.

EDITAR UNA FÓRMULA

Finalmente, para editar una fórmula que ya ingresaste, tienes tres opciones. Puedes hacer doble clic en la celda. O seleccionar la celda y pulsar la tecla F2. O también la puedes modificar en la barra de fórmulas.

En la próxima clase abordaremos las funciones y la manera en que se ingresan.

LAS FUNCIONES EN EXCEL

En la clase anterior introdujimos las fórmulas. Sumamos las cantidades de esta columna aplicando el operador matemático “mas”.

Pero es poco eficiente utilizar un operador matemático con muchos datos. Aquí es donde el uso de funciones nos ayudará mucho.

LA FUNCIÓN SUMA

Aprendamos acerca de ellas aplicando la función SUMA. La función SUMA permite sumar un rango de números. Comenzamos con el signo igual, escribimos Suma y luego abrimos un paréntesis. Toda función debe incluir paréntesis. Y dentro del paréntesis están los argumentos de la función.

Un argumento es lo que requiere una función para poder ejecutarse. En el ejemplo de la imagen, el rango de las cantidades. El grupo de celdas que va desde la celda B2 a la B9.

LOS DOS PUNTOS

Puedo seleccionarlas con el mouse o escribir B2 seguido de dos puntos y B9. Los dos puntos es la notación que Excel usa para identificar un rango continuo.

Para terminar debemos colocar un paréntesis final. En este caso podemos escribirlo o simplemente pulsar Enter. Excel de forma automática añade el paréntesis final, ahorrándonos ese trabajo.

Repitamos el ejercicio pero esta vez incluiré esta otra columna en la suma. Seleccionaré las cantidades con el mouse.

En particular, la función Suma permite uno o más argumentos. Si incorporo a la suma estas otras cantidades, verás que aparece de forma automática un punto y coma.

EL PUNTO Y COMA

El punto y coma separa los argumentos de una función. En caso de que tu computadora no este configurada para algún país de latino-américa es probable que en vez del punto y coma, requieras una coma para separar los argumentos.

¡DEBES USAR PARÉNTESIS!

Hay funciones con más de un argumento. Y otras que no tienen ninguno. Pero igualmente debes colocar los paréntesis. Por ejemplo, la función Hoy, nos entrega la fecha del día en curso. No requiere ningún argumento, pero los paréntesis son obligatorios.

Veamos otro ejemplo. La función “DIAS”. Esta función calcula la cantidad de días entre dos fechas. Requiere dos argumentos de forma obligatoria. El día Inicial y el final.

Cuando digitas una función, Excel te muestra una ayuda acerca de los argumentos requeridos. Puedes usar esta ayuda para saber qué debes incluir en tu función.

Selecciono el día inicial, escribo punto y coma, y luego el día final. Pulso Enter y Excel automáticamente me cierra el paréntesis y me da el resultado. 10 días entre esas fechas.

UTILIZA EL COMANDO FX

 Si no quieres colocar manualmente el punto y coma, y además deseas una ayuda detallada, entonces haz lo siguiente. Una vez que escribiste el primer paréntesis, pulsa el ícono Fx en la barra de fórmulas. Esto te llevará a un cuadro de diálogo llamado “Argumentos de función”. Aquí puedes escribir directamente la referencia.

LAS FUNCIONES PROMEDIO, CONTAR Y CONTARA

En esta clase veremos tres funciones bastante útiles. La función Promedio, Contar y Contara.

En la imagen tengo las cantidades vendidas de un producto a lo largo de la primera quincena de un mes. Los días en el que no hay ventas, se representa por el texto SD, sin dato. En este ejemplo, esos días corresponden a los fines de semana. Quiero obtener la cantidad promedio de productos vendidos por día. Primero voy a hacerlo a través de una fórmula.

CALCULANDO EL PROMEDIO CON UNA FÓRMULA

El promedio se calcula como la cantidad total, dividido por el número de días hábiles. La cantidad total corresponde a la suma de todos los números de la fila 3. La función suma distingue automáticamente las celdas que contienen números, omitiendo las demás.

LA FUNCIÓN CONTAR

Para calcular la cantidad de días, debo utilizar la función Contar. La función contar cuenta la cantidad de celdas que contienen exclusivamente números. Omite los textos, como las letras SD.

El resultado es 10 días hábiles.

Ahora que tengo ambos datos, puedo llenar esta celda con la cantidad promedio, que corresponde a la celda de Cantidad Total dividido por los días hábiles. 19 unidades vendidas por día en promedio.

LA FUNCIÓN PROMEDIO

Hay una función que calcula esto de forma automática. Se trata de la función promedio. Voy a reemplazar la fórmula que recién escribí por esta función. Comienzo con el signo igual, escribo promedio, abro paréntesis y selecciono las celdas. Muy simple.

Veamos otra función. La función CONTARA.

LA FUNCIÓN CONTARA

A diferencia de la función CONTAR, CONTARA cuenta la cantidad de celdas que contienen tanto números como texto. Simplemente se fija si una celda tiene un dato o no. En la celda donde dice Días totales se debe escribir =CONTARA (B3:P3)

Si quiero calcular el porcentaje de días hábiles que hubo en esta quincena debo dividir la cantidad de Días Hábiles por los Días Totales.

Partes de la Ventana de Excel

Barra de títulos

La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de cálculo

Barra de menús: La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.

Barra de herramientas: Algunos coman-dos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

Títulos de las filas Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por un número.

Cuadro de nombres: Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.

Barra de fórmulas Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una celda.

Celda Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.

Botones de navegación y etiquetas de las hojas

Estos botones Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un libro.

Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de cálculo.e permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un libro.

Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de cálculo.

Historia

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular Quattro Pro de Borland. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:

Año - Versión

1985 - 01 (Solo para MAC)

1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0)

1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0)

1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0)

1993 - 05 (Microsoft Excel For NT)

1995 - 06 (Microsoft Excel 1995)

1997 - 07 (Microsoft Excel 1997)

1999 - 08 (Microsoft Excel 2000)

2001 - 09 (Microsoft Excel XP)

2003 - 10 (Microsoft Excel 2003)

2007 - 11 (Microsoft Excel 2007)

2009 - 12 (Microsoft Excel 2010)

2013 - 13 (Microsoft Excel 2013)

2013 - 14 (Microsoft Excel 365)

2014 - 15 (Microsoft Excel 2014)

¿Que es Excel?

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

!Sin duda te ayudara!